処方箋OCRで入力業務効率化！人手不足をカバーし、ミスなく早く簡単に入力できる

処方箋入力業務の課題：
【1】採用側と応募側のミスマッチ

　人手不足を一刻も早く補いたく、当座しのぎの採用が多い中、入力スタッフ募集時の「ある程度PC操作ができれば誰でも可」「簡単な入力作業」という文言を目にし、「PC操作ならできるから、入力もすぐにできそう」と気軽に応募したものの、採用後、実際に処方箋入力してみると、それまで入力未経験の人にとっては、想像以上に複雑で難しかった。
　医療機関やクリニックモール新規オープンに伴い、調剤薬局新店舗の開店に際しては、とにかく初日までに何とかスタッフを揃えなくては・・・という焦りもあり、処方箋入力や調剤事務に関する具体的な作業イメージやボリュームが伝えきれていないまま、スタッフ就業スタートしてしまうケースも見られる。

【3】スタッフ教育時間の不足により、人材育成に至らないまま辞職につながる悪循環

　「早く正確に！」と高度なスキルが求められる一方、人手不足により余裕がなく、処方箋入力業務に関する教育時間が十分に確保されない。じっくり教えてもらう機会が先延ばしのまま、入力スタッフが抱える辛さや不満が蓄積、辞めたい気持ちに陥る。
教育不足の反省点が活かされないまま、辞職者の代わりを探すべく、またしても当座しのぎの採用に着手、再び一からの教育スタートとなり非効率。いつまで経っても人材育成やスタッフ定着に至らない。

　「処方箋入力業務は、簡単なPC操作ができれば誰でも可」と謳われた募集要項を目にし、「それなら私にもできそう！」と気軽な気持ちで応募する方が殆どと言えます。
ところが晴れて採用後、入力現場で初めてレセコン画面を目にした瞬間、「えっ、まさかこんなに難しいとは・・・」と驚き、なんとか数回程度レセコンと向き合うものの、その難解さに耐えられず、試用期間中に辞めてしまうケースも珍しくありません。
採用側・応募側双方によるミスマッチを防ぐには、たとえば面接時に調剤薬局業務の一連の流れ説明とあわせ、レセコン画面を一緒に見ながら、実際の処方箋入力業務イメージを知ってもらうのも一つの手でしょう。予め入力画面イメージをある程度知っているのと知らないのとでは、入職時に初めてレセコン画面を目にした時のギャップ、入力業務に対する抵抗感がかなり違ってくるはずです。
　採用側である薬局経営者や管理薬剤師と、応募者側との間でさらなるミスマッチが起きやすいのが、いわゆる勤務体制、シフトの組み方です。応募者側が希望する「週3のみ、午前しか働けません」といった勤務条件は面接時にしっかり相互確認、いくら人手不足とはいえ、採用後に「やはりもう一日増やして欲しい」「午後も入ってくれないと困る」などといった場当たり的な要請、シフト編成は避けるべきです。希望条件外での勤務シフトは、しばらくは何とかしのぐことができたとしても、心身共に長く続くことは望めません。
　人手不足に悩む経営者側も、「大丈夫です！何とかやってみます」と言ってくれる人の好意につい甘えがちとなり、知らず知らずのうちに負担をかけ、結果的に入力スタッフが追い詰められ辞めていくケースを、私自身多く目にしてきました。調剤薬局は大抵の場合、正社員以外のパートや派遣によるスタッフで成り立っているところが殆どです。ただでさえ人手不足になりがちなスタッフの定着率を高めるためにも、採用時点からこうした丁寧な相互確認・対応を心がけたいものです。長い目で見たときのスタッフ定着、人材育成上に欠かせない重要プロセスと言えるでしょう。

　これまで調剤薬局やクリニックなどで働いた経験のない、いわゆるスタッフ初心者の人にとっては、医薬品名、メーカー名、規格など、処方箋入力の対象全てが、はじめて目にするものが殆どです。まずは様々な処方箋事例を元に、入力練習を繰り返しながら、確実な処方箋入力をマスターしていきましょう。調剤済みの新患処方箋を活用すれば、より有効な入力練習につながります。新患処方箋の入力では、まずは患者様氏名、生年月日、保険者番号など患者情報を一点一点確認しながら登録、続いて処方元の医療機関名や医師名なども1点ずつ入力していくため、処方箋内でのチェック・確認項目が理解できます。もし読みにくい難しい漢字が出てきたら、どのようにして入力すべきか、薬剤師や先輩スタッフのアドバイスに従いながら、入力練習を進めていきましょう。また自分自身や家族が受診した機会があれば、手持ちの薬情などを元に、処方箋入力を試してみるのもおすすめです。

　処方箋入力では、一つ一つの入力項目をミスなく入力完了するだけではなく、処方内容によっては脳内にて処方全量を単位変換したり、取るべき調剤報酬に漏れがないか確認したり、多忙な中にも対処・確認すべき事項が山のようにあります。このように難解で複雑な処方箋入力業務において、入力スタッフとして独り立ちできるまで、相当の時間を要するのが当然です。まずは週単位、その次は月単位で、入力スタッフとしての目標・ゴールを設定し、一つ一つ確実にクリアしていきましょう。
　現在mediLabが開発中の「入力複雑度診断」では、処方箋入力業務の難易度を上げ、ミス発生の起因となり得る要素をピックアップ、それぞれの指標項目ごとに数値化を図ることで、各薬局現場における処方箋入力業務の難易度を定量的に捉え、視覚化することを目指しています。言語化するだけでは伝わりにくい、処方箋入力業務の難しさの数値化により、薬局経営者から入力スタッフまで薬局で働く全ての人において、薬局業務上の課題を共有できるようにします。

　処方箋入力業務で求められる「早く」「正確に」は、特に入力初心者の場合、よりハードルの高い目標であり、一朝一夕に身につくスキルではありません。処方箋入力回数の経験を積むことにより、入力業務自体に慣れ、たとえ薬局混雑時でも焦りや不安を感じることが徐々に減り、結果として「早く」「正確に」入力完了できるようになってくるものです。

　一方で入力初心者/経験者にかかわらず、「早く」「正確に」を実現するには、「入力を簡単に楽にする」方法を知っているか知らないかで、まったく違ってきます。入力を簡単に楽にする方法とは、薬局内での入力業務経験が長い先輩スタッフや薬局長、薬剤師から伝授してもらうべき、いわば「入力のコツ」とも言えます。本来であれば、スタッフ教育の場を設定し、直接伝授してもらえるとありがたいところですが、人手不足により教育時間に余裕がない場合は、入力スタッフ同士で店舗内のレセコン設定を一度見直してみることで、入力効率向上につながる可能性もあります。たとえば長い漢字の組み合わせによる医薬品名の場合、一文字ずつ入力していると、余計な時間を要し非効率となるため、数文字だけ入力すれば該当医薬品が出てくるよう、予めレセコン登録設定しておくことポイントの一つです。その際は「何の文字を入れて検索すれば、該当医薬品がスピーディーに出てくるのか」、検索のコツもスタッフ間で情報共有しておきましょう。ちょっとしたコツや設定次第で、圧倒的に処方箋入力業務の効率が向上、入力スタッフ自身も「早く」「正確に」のプレッシャーから解放され、患者様の待ち時間も軽減できます。mediLabは、こうしたレセコン登録設定にも通じているので、どのようなことでもお気軽にお声がけください。IT技術はもちろんのこと、薬局業務にも詳しい開発メンバー達がお手伝いいたします。

【解決法1】処方箋入力の複雑さ、理解促進に：「入力複雑度診断」を活用

・処方箋入力業務の難易度を上げ、ミス発生の起因となり得る要素を薬局現場ごとにピックアップ。各指標項目ごとの数値化を図り、処方箋入力業務の難易度を視覚化。
・薬局経営者、本社総務部、エリアマネージャーなど、日ごろ直接的には入力業務に関わらない上層部にも、数値化により定義された「処方箋入力業務の難しさ」が理解しやすくなる。
・難しい処方箋入力業務には、ゆとりある人員配置と共に、常に入力スタッフに対する寄り添いと、長い目で見た人材確保・育成が求められることを再認識してもらえる。

【解決法3】レセコン登録設定の再確認：
mediLab開発メンバーにぜひ一度ご相談ください

　必ずしも、レセコン初期登録設定が正しいとは限りません。まずはレセコンメーカーさんに質問してみたいけれど、「どのように相談すれば、最もうまく伝わるのか、ちょっと悩ましい」という時は、レセコンメーカーさんへの相談方法含め、mediLabがお力になります。

　「なぜかQRコードをうまく使えない・・・」
　「私の実力不足、経験不足なのかしら・・・」
という場合も、実はレセコン設定具合が裏側に隠れているというケースも少なくありません。
代表はじめ開発メンバー達が、日々薬局現場に直接足を運んでいるmediLabだからこそ、各種レセコン周りのちょっとしたお悩みについても、何かしらお役に立てることがあるはずです。いつでもお気軽にお声がけくださいね。

★次回コラム予告★
難しい入力業務の課題背景にさらに迫ると同時に、入力を楽にするAIチェック機能、入力業務複雑度診断のさらなる詳細についてお伝えしていきます。